PYTANIA dot. naborów realizowanych przez Lokalne Grupy Działania w ramach Działania 09.06 Aktywizacja społeczna osób najbardziej zagrożonych wykluczeniem społecznym, budowanie lokalnego potencjału społeczeństwa obywatelskiego
Pytanie nr 1. Łączna ilość osób objętych wnioskiem to 40 – Czy możemy w ramach rekrutacji zrobić listę rezerwową, w razie, gdyby ktoś nie mógł wziąć udziału w części projektu?Ze względu na to, iż grupą docelową będą seniorzy, są to często osoby schorowane i może wystąpić sytuacja, że zakwalifikowany senior, który będzie uczestniczył w dwóch warsztatach z nagłej przyczyny zdrowotnej nie będzie mógł wziąć udziału w pozostałych. Co w takim przypadku? Czy można zakwalifikować innego seniora do uczestnictwa w pozostałych warsztatach?
Tego typu sytuacje każdorazowo rozpatrywane są indywidualnie na etapie wdrażania projektu. Wyrażenie zgody na dołączenie uczestnika do realizowanych zajęć, już po ich rozpoczęciu i w ramach zastępstwa za innego uczestnika uzależnione jest m.in. od przyjętego celu projektu, zaplanowanych działań i wskaźników projektowych.
W ramach przeciwdziałania ww. sytuacjom zalecane jest tworzenie list rezerwowych. Możliwym rozwiązaniem jest także założenie, że grupę docelową stanowi minimum 40 osób, ale w zajęciach może uczestniczyć większa liczba osób np. 42, wówczas udział dodatkowych 2 osób wnioskodawca pokryje ze środków własnych.
Pytanie nr 2 Czy możemy założyć, że w projekcie będzie brało udział np. 8 mężczyzn i 32 kobiety – co wynika z rozeznania dotychczasowego udziału mężczyzn w tego typu projektach i aktywnościach?
W LSR „Długosz Królewski” grupą wykluczoną określono kobiety. Czy w związku z tym można w procesie rekrutacji zakwalifikować większą grupę kobiet do projektu, czy też zgodnie z zasadą równości szans kobiet i mężczyzn należy przyjąć do uczestnictwa w projekcie po równo kobiet i mężczyzn?
Szczegółowe zasady dotyczące spełnienia zasady równości kobiet i mężczyzn zostały wskazane w stanowiącym materiał pomocniczy Standardzie minimum realizacji zasady równości kobiet i mężczyzn w ramach projektów współfinansowanych z EFS+.
Zgodnie z zapisami ww. standardu zasada równości kobiet i mężczyzn nie polega na automatycznym objęciu wsparciem 50% kobiet i 50% mężczyzn w projekcie, ale na odwzorowaniu istniejących proporcji płci w danym obszarze lub zwiększaniu we wsparciu udziału grupy niedoreprezentowanej. Z uwagi na fakt, że zgodnie z zapisami LSR kobiety są grupą wykluczoną, zasadne wydaje się objęcie wsparciem większej liczby kobiet niż mężczyzn. Niemniej jednak, przyjęta proporcja płci powinna wynikać z diagnozy grupy docelowej, która przedstawiona będzie we wniosku o dofinansowanie.
Pytanie nr 3 Czy możemy założyć, że w danych warsztatach będzie uczestniczyć np. połowa z 40 osób? Czy w każdym warsztacie/zajęciach musi uczestniczyć ta sama liczba osób?
Założenia projektu, w tym liczba osób biorąca udział w danych zajęciach, powinny wynikać z diagnozy przedstawionej we wniosku o dofinansowanie popartej danymi np. odnoszącymi się do zainteresowań potencjalnych uczestników projektu, ich stanu zdrowia czy doświadczeniach z wcześniej realizowanych zajęć o podobnej tematyce. Nie ma obowiązku, by cała grupa docelowa uczestniczyła we wszystkich zaplanowanych w projekcie formach wsparcia. Możliwe jest np. by dla 15 osób zorganizować warsztaty artystyczne, dla 15 osób warsztaty prozdrowotne, a dla 40 osób wyjazd integracyjny.
Równocześnie, przy stosowaniu wskaźników służących rozliczeniu kwot ryczałtowych rekomenduje się wskazywanie wskaźników, które odnoszą się do realizowanych form wsparcia, a nie liczby uczestników biorących w nich udział – w przypadku realizacji warsztatów takim wskaźnikiem może być np. Liczba zrealizowanych godzin warsztatów.
Pytanie nr 4 Czy zakupione gadżety typu maty do yogi/ kijki do nordic walking po zakończeniu projektu trafiają do uczestników?
Czy wystarczy lista z potwierdzeniem odbioru materiałów przez uczestnika?
Nie rekomenduje się takiego rozwiązania. Założeniem projektów finansowanych z EFS+ jest ich kontynuacja po zakończeniu realizacji projektu. Bardziej zasadnym rozwiązaniem wydaje się zatem, by wskazane kijki czy maty do yogi pozostały na wyposażeniu wnioskodawcy i służyły kolejnym osobom np. poprzez możliwość ich wypożyczenia lub wykorzystania w ramach kolejnych zajęć prozdrowotnych, ruchowych czy o charakterze rekreacyjnym.
Niemniej, powyższe uzależnione jest od specyfiki i założeń projektu i podlega analizie na etapie oceny wniosku o dofinansowanie.
Pytanie nr 5 Czy w pkt 3.6 wniosku powinniśmy wpisać obrót wnioskodawcy za ostatni rok?
Nie ma takiej konieczności. Kryterium dotyczące wymaganej wartości obrotu wnioskodawcy nie ma zastosowania w naborach prowadzonych przez LGD w ramach Działania 9.06.
Pytanie nr 6 Pkt 4.2 Planowane rezultaty realizacji projektu – czy powinniśmy wskazać wskaźniki z wykazanych w materiałach przykładowych wskaźników?
Tak, aby móc wskazać wskaźniki służące rozliczeniu kwot ryczałtowych, konieczne jest ich wcześniejsze uwzględnienie w punkcie 4.1 (Planowane efekty rzeczowe (produkty) uzyskane w wyniku realizacji projektu) lub 4.2 (Planowane rezultaty realizacji projektu).
Równocześnie, określając wskaźniki dla rozliczenia kwot ryczałtowych rekomenduje się wykorzystanie Przykładowych wskaźników i dokumentów służących rozliczeniu kwot ryczałtowych, które wskazane zostały w materiale pomocniczym.
Pytanie nr 7 7.2. Czy wystarczające jest dokonanie ofert cenowych dla poszczególnych zadań? Nie ma możliwości stworzenia jednego zamówienia publicznego dla realizacji wszystkich zadań (I-IV). Nie znajdzie się wykonawca który wykonałby wszystkie zadania w ramach swojego jednego zakresu zamówienia. Zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczą one zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT). Rozumiem, że analizując czy stosować pzp czy nie, musimy wziąć pod uwagę kwoty poszczególnych indywidualnych zadań, a nie kwotę całego projektu?
W punkcie 7.2 należy wpisać wszystkie pozycje z tabeli 5.1.1, które będą objęte danym przedmiotem zamówienia tj. pogrupować je według danego przedmiotu zamówienia np. łączną sumę wydatków na wynajem sali i wykazać te, których łączna wartość jest wyższa niż 50 tys. zł. Zwracamy jednak uwagę, że zgodnie ze wskazanym w LSI polem pomocy dotyczącym punktu 7.2 wniosku o dofinansowanie – Pole nie dotyczy projektów rozliczanych za pomocą kwot ryczałtowych.
Równocześnie, podkreślamy, że zgodnie z § 19 ust. 1 Wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 w projektach rozliczanych za pomocą metod uproszczonych nie ma obowiązku stosowania zasady konkurencyjności, o której mowa w wytycznych kwalifikowalności. Jednocześnie § 19 ust. 2 wskazuje, iż rozliczanie projektu za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków nie zwalnia podmiotów, będących zamawiającymi w rozumieniu ustawy Pzp, z obowiązku jej stosowania. Zapis ten oznacza zatem, że na etapie realizacji projektu wnioskodawca, który jest zobligowany do stosowania ustawy Pzp w postępowaniu o udzielnie zamówienia jest zobowiązany do jej zastosowania.
Dodatkowo, na etapie tworzenia budżetu projektu, gdy wnioskodawca planuje zastosować wydatki:
- nieuwzględnione w standardzie,
- dotyczące towarów lub usług o innych niż określone w standardzie parametrach/wymaganiach jakościowych,
- których cena jednostkowa przekracza maksymalną kwotę określoną w standardzie,
- dla których nie została określona cena jednostkowa w ww. standardzie
wówczas przedstawiony w budżecie wydatek należy określić w oparciu o 3 porównane oferty cenowe u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców). Przedmiotowy zapis ma zastosowanie wyłącznie na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie i ma na celu prawidłowe i racjonalne oszacowanie kosztu wydatków, które wskazano powyżej.
Pytanie nr 8 Jakiego rodzaju dokumenty potwierdzają wykluczenie?
Dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu (UP) w ramach naboru zostały wskazane w materiale pomocniczym. Materiał został opracowany indywidualnie dla każdego naboru tak by wskazane w nim dokumenty były adekwatne do grupy docelowej jaka została dopuszczona do objęcia wsparciem w ramach konkretnego naboru, realizowanego przez daną LGD.
Pytanie nr 9 Czy osoby biorące udział w wydarzeniu podsumowującym (końcowym), które dotychczas nie uczestniczyły bezpośrednio w projekcie i nie otrzymywały pomocy powinny zostać wykazane jako grupa docelowa? Ewentualnie w jaki sposób można je ująć we wniosku?
Osoby nie biorące bezpośrednio udziału w projekcie nie są jego uczestnikami i nie należy wykazywać ich we wniosku o dofinansowanie. Ponadto, jeśli wydarzenie ma charakter otwarty to wnioskodawca nie jest w stanie przewidzieć liczby osób, które będą brały w nim udział.
W materiale pomocniczym Przykładowe wskaźniki i dokumenty służące rozliczeniu kwot ryczałtowych wskazany został wskaźnik rekomendowany do zastosowania przy organizacji wydarzeń otwartych i jest to Liczba zrealizowanych otwartych wydarzeń środowiskowych np. eventów/festynów/pikników/festiwali w ramach dokumentów potwierdzających realizację wskaźnika podany został m.in. protokół wydarzenia, którego wzór także został zamieszczony we wskazanym materiale pomocniczym.
Pytanie nr 10 Czy wkład własny niefinansowy np. osobowy, sala może zostać wykazany jako potencjał organizacji we wniosku?
Tak, jeśli wnioskodawca planuje wniesienie wkładu własnego niepieniężnego to wnosi go własnymi zasobami np. osobowymi w postaci wyceny pracy np. wolontariuszy lub składnikami swojego majątku np. sprzętem, salą szkoleniową lub innymi pomieszczeniami, które będą wykorzystane do realizacji projektu i z którymi nie wiąże się przepływ środków. Wskazane zasoby stanowią posiadany przez wnioskodawcę potencjał, dlatego należy wykazać go we wniosku o dofinansowanie.
Równocześnie, zwracamy uwagę na fakt, że niektóre z LGD w ramach Lokalnych kryteriów wyboru przewidziały dodatkowe punkty dla projektów, w których wnioskodawcy wykorzystają na potrzeby realizacji projektu posiadany potencjał kadrowy oraz zasoby lokalowe i sprzętowe – wówczas, jeśli wnioskodawca chce spełnić wskazane kryterium to musi wykazać posiadany przez siebie potencjał i sposób jego wykorzystania w ramach projektu, nie ma jednak konieczności by był on wykazywany jako wkład własny w projekcie.
